Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, wenn Sie diese Website besuchen, uns kontaktieren oder AgencyUp nutzen. Sie richtet sich nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) und der Datenschutz-Grundverordnung des Vereinigten Königreichs (UK GDPR). «Bearbeiten» umfasst jeden Umgang mit Personendaten, also auch das, was die DSGVO «Verarbeiten» nennt.

Verantwortliche

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen ist:

Nighthub Software LTD
128 City Road
EC1V 2NX London
Vereinigtes Königreich

In dieser Erklärung heisst sie «AgencyUp» oder «wir». Sie erreichen uns für alle Fragen zum Datenschutz unter hallo@agencyup.ch. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website www.agencyup.ch und für die Personendaten, die wir im Zusammenhang mit dem Produkt AgencyUp selbst verantworten: Registrierung, Kundenkonto, Abrechnung und die Kommunikation mit unseren Kunden.

Nicht erfasst sind die Daten, die eine Agentur in ihrer eigenen Instanz von AgencyUp führt, etwa die Ansprechpersonen ihrer Kunden oder die Planungs- und Zeitdaten ihrer Mitarbeitenden. Für diese Daten ist die Agentur verantwortlich, wir bearbeiten sie nur in ihrem Auftrag. Das regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Besuch der Website

Server-Logdateien

Bei jedem Aufruf dieser Website speichert der Webserver automatisch:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs
• aufgerufene Adresse (URL), Statuscode und Grösse der Antwort
• die zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern Ihr Browser sie übermittelt
• Angaben zu Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Wir brauchen diese Angaben, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu finden. Die Logdateien werden nach 14 Tagen gelöscht. Länger bewahren wir einzelne Einträge nur auf, wenn sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls nötig sind, und nur so lange, bis dieser geklärt ist.

Keine Cookies, keine Analyse

Diese Website setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge und binden keine Inhalte Dritter ein, die beim Aufruf Daten an Dritte übertragen. Die Schriften liefern wir selbst aus, Ihr Browser lädt sie von unserem Server und nicht von einem Drittanbieter.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, bearbeiten wir das gewählte Thema, Ihren Namen, Ihre Firma (freiwillig), Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Wir verwenden diese Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Das Formular speichert Ihre Anfrage nicht auf der Website, sondern sendet sie per E-Mail an unser Postfach. Eine automatische Bestätigung an die eingegebene Adresse verschicken wir nicht. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro IP-Adresse und Stunde, bei IPv6-Adressen pro /64-Netz. Dafür speichern wir Ihre IP-Adresse nicht im Klartext, sondern nur als Hashwert, der mit einem geheimen Schlüssel gebildet wird. Er dient ausschliesslich dieser Begrenzung und wird spätestens mit der nächsten Anfrage über das Formular gelöscht, die eingeht, nachdem eine Stunde verstrichen ist.

Ihre Anfrage bewahren wir auf, solange es für die Beantwortung und allfällige Rückfragen nötig ist. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, gelten die Fristen für Vertragsdaten.

Nutzung von AgencyUp

Registrierung und Kundenkonto

Für die Registrierung bearbeiten wir den Namen Ihrer Agentur, die gewünschte Subdomain, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort sowie Ihre Zustimmung zu den AGB und dieser Datenschutzerklärung. Das Passwort speichern wir nur als Hash. Wir senden Ihnen einen Link zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse; Registrierungen, die nicht innert 24 Stunden bestätigt werden, löschen wir.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Registrierungen pro IP-Adresse, prüfen die E-Mail-Adresse gegen eine Liste von Wegwerf-Domains und lassen pro E-Mail-Adresse nur eine Testphase zu. Die Prüfung, ob ein Mensch das Formular ausfüllt, rechnet Ihr Browser selbst; dafür wird kein Drittanbieter eingebunden.

Mit Ihrem Kundenkonto verwalten Sie Abo, Zahlungsmittel und Rechnungen. Wir bearbeiten dafür die Angaben aus der Registrierung, den Status Ihrer Instanz und Ihres Abos sowie die Anmeldungen am Kundenkonto. Wir senden Ihnen E-Mails, die zum Vertrag gehören, etwa Erinnerungen vor dem Ende der Testphase, Hinweise zur Sperre oder Löschung Ihrer Instanz und Mitteilungen zu Änderungen des Vertrags.

Abrechnung über Stripe

Buchen Sie ein Paket, wickeln wir die Zahlung über Stripe ab. Ihre Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein, wir erhalten und speichern sie nicht. Stripe bearbeitet dafür Ihre Rechnungsangaben, etwa Firma, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und eine allfällige Steuernummer, sowie die Zahlungsdaten. Wir erhalten von Stripe die Angaben, die wir zur Verwaltung des Abos brauchen: gebuchtes Paket, Zahlweise, Status des Abos, Rechnungen und Zahlungsstatus.

Einzelne Bearbeitungen, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, nimmt Stripe in eigener Verantwortung vor. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Daten aus Ihrer Instanz erhält Stripe nicht.

Daten in Ihrer Instanz

Jede Agentur erhält eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Was Ihre Agentur und deren Benutzerinnen und Benutzer dort erfassen, bearbeiten wir als Auftragsverarbeiterin nach Ihren Weisungen und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Dort ist auch geregelt, wann wir für Betrieb und Support auf Ihre Instanz zugreifen. Fragen betroffener Personen zu diesen Daten richten sich an die jeweilige Agentur; wir unterstützen sie bei der Beantwortung.

Unterauftragsverarbeiter

Für den Betrieb von AgencyUp setzen wir die folgenden Dienstleister ein. Sie bearbeiten Personendaten in unserem Auftrag und sind vertraglich zum Datenschutz verpflichtet, im oben beschriebenen Umfang mit Ausnahme der Bearbeitungen, die Stripe in eigener Verantwortung vornimmt.

Übermittlung zwischen dem Vereinigten Königreich, der EU und der Schweiz

Unser Sitz ist im Vereinigten Königreich. Personendaten werden deshalb zwischen dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und der EU übermittelt, etwa wenn wir von London aus Anfragen beantworten, Kundenkonten betreuen oder auf die Abrechnung bei Stripe in Irland zugreifen. Diese Übermittlungen stützen sich auf die gegenseitigen Angemessenheitsbeschlüsse: Die Schweiz anerkennt das Vereinigte Königreich und die Staaten der EU als Staaten mit angemessenem Datenschutz, die EU-Kommission hat dasselbe für die Schweiz und das Vereinigte Königreich festgestellt, und das Vereinigte Königreich anerkennt die EU und die Schweiz. In andere Staaten übermitteln wir keine Personendaten. Für Bearbeitungen, die Stripe in eigener Verantwortung vornimmt, gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO oder die UK GDPR anwendbar sind, stützen wir die Bearbeitung auf folgende Grundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Abschluss und Erfüllung des Vertrags über AgencyUp, einschliesslich Registrierung, Kundenkonto und Abrechnung, sowie die Beantwortung von Anfragen, die auf einen Vertrag zielen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen nach gesetzlichen Pflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website und des Produkts, am Schutz vor Missbrauch, an der Beantwortung allgemeiner Anfragen und an der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.

Das DSG verlangt für die Bearbeitung keine solche Rechtsgrundlage. Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen von Art. 6 DSG und stützen uns, wo eine Rechtfertigung nötig ist, auf die Erfüllung des Vertrags oder auf unser überwiegendes Interesse im oben beschriebenen Sinn (Art. 31 DSG).

Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt:

• Server-Logdateien der Website: 14 Tage
• Hashwert der IP-Adresse aus dem Kontaktformular: eine Stunde, gelöscht spätestens mit der nächsten Anfrage über das Formular danach
• Unbestätigte Registrierungen: 24 Stunden
• Kundenkonto und Instanz: für die Dauer des Vertrags. Endet der Vertrag oder die Testphase ohne gebuchtes Paket, wird die Instanz gesperrt und 30 Tage danach mit allen Daten und Backups gelöscht.
• Backups der Instanzen: 30 Tage, und nie länger als die Instanz selbst
• Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Rechnungen: während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Nach der Löschung einer Instanz behalten wir einen Datensatz ohne Personendaten, nämlich nur die Zeitpunkte von Erstellung, Sperre und Löschung sowie den Status der Instanz, für die Buchhaltung und die Nachvollziehbarkeit.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre Personendaten zu verlangen und sie berichtigen, löschen oder ihre Bearbeitung einschränken zu lassen. Sie können verlangen, dass wir Ihnen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format herausgeben oder an eine andere Stelle übertragen. Einer Bearbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, können Sie jederzeit widersprechen.

Schreiben Sie uns dafür an hallo@agencyup.ch. Wir können einen Nachweis Ihrer Identität verlangen und dürfen Daten behalten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen. Betrifft Ihr Anliegen Daten in der Instanz einer Agentur, leiten wir es an die Agentur weiter, weil sie darüber entscheidet.

Sie können sich zudem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthalts- oder Arbeitsorts oder des Orts der mutmasslichen Verletzung, im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner’s Office (ICO).

Datensicherheit

Wir schützen Personendaten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Die Website und AgencyUp sind nur verschlüsselt über HTTPS erreichbar. Wie AgencyUp Ihre Daten schützt, steht in den häufigen Fragen.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt ihren Stand. Wesentliche Änderungen, die unsere Kunden betreffen, teilen wir ihnen zusätzlich per E-Mail mit.